Oly · Centre d'aide

Comment pouvons-nous vous aider ?

Réponses aux questions les plus fréquentes des infirmières et infirmiers libéraux qui utilisent Oly, votre co-pilote IDEL.

1. Connexion & mot de passe

Tout pour accéder à votre compte Oly sans accroc.

Comment me connecter à Oly ?

Depuis l'écran d'accueil de l'application (« Bienvenue sur Oly - Votre co-pilote IDEL ») :

  1. Appuyez sur Me connecter.
  2. Saisissez l'adresse email liée à votre abonnement Oly.
  3. Saisissez votre mot de passe, puis validez.
  4. Créez ou saisissez votre code PIN à 4 chiffres pour accéder à l'app plus rapidement la prochaine fois.
💡 Le code PIN est personnel : il verrouille l'application entre deux ouvertures pour protéger les données de vos patients.
Je saisis mes identifiants mais l'application me dit qu'ils sont incorrects

C'est l'erreur la plus courante. Avant tout, vérifiez votre adresse email :

  • Uniquement des minuscules (marie.curie@idel.fr, pas Marie.Curie@idel.fr).
  • Aucun espace avant, après, ni au milieu de l'adresse.
  • Un seul @ et un point avant l'extension (.fr, .com…).
  • Attention à la correction automatique du clavier, qui ajoute parfois une majuscule au premier caractère ou un espace à la fin.

Pour le mot de passe :

  • Touchez l'icône œil pour afficher les caractères saisis et vérifier la casse.
  • Désactivez la touche MAJ si elle est active par inadvertance.
  • Si vous faites un copier-coller depuis un gestionnaire de mots de passe, vérifiez qu'aucun espace ne s'est glissé avant ou après.
ℹ️ Si après ces vérifications vos identifiants sont bien refusés, réinitialisez votre mot de passe (question suivante).
J'ai oublié mon mot de passe
  1. Depuis l'écran de connexion, touchez Mot de passe oublié.
  2. Saisissez votre adresse email (en minuscules, sans espace).
  3. Vous recevez un email de la part d'Oly avec un lien pour définir un nouveau mot de passe.
  4. Ouvrez le lien depuis votre téléphone pour que l'app se réinitialise automatiquement.

Choisissez un mot de passe d'au moins 8 caractères, avec une majuscule, une minuscule et un chiffre.

Je ne reçois pas l'email de réinitialisation
  • Vérifiez le dossier Spam / Courriers indésirables de votre boîte mail.
  • Patientez 2 à 3 minutes : selon votre fournisseur, la livraison peut être différée.
  • Assurez-vous que l'adresse saisie est bien celle de votre compte Oly (la même que celle utilisée lors de l'abonnement).
  • Ajoutez @oly-app.fr à vos expéditeurs autorisés, puis relancez la demande.

Si après 10 minutes vous n'avez toujours rien reçu, contactez le support en précisant l'adresse email utilisée.

L'application me demande un « code PIN » à l'ouverture - qu'est-ce que c'est ?

Le code PIN à 4 chiffres verrouille l'accès à Oly entre deux ouvertures. Il remplace la ressaisie du mot de passe complet, tout en protégeant les données de santé de vos patients si votre téléphone est laissé sans surveillance.

  • Vous le choisissez lors de votre première connexion.
  • Vous pouvez le modifier dans Profil > Modifier mon code PIN.
  • Si vous l'oubliez, déconnectez-vous et reconnectez-vous : Oly vous proposera d'en définir un nouveau après authentification.
Mon email n'est pas reconnu par Oly

Le plus souvent, c'est un problème de saisie : relisez l'adresse caractère par caractère (minuscules, sans espace). Si le format est bon et que le compte existe, les causes possibles sont :

  • Vous avez souscrit avec une autre adresse (perso vs pro, par exemple) - essayez la seconde.
  • Votre abonnement a expiré. Oly vous le signalera via le message « Votre email ne correspond à aucun abonnement valide ».
  • Votre compte a été créé par un administrateur de cabinet et l'invitation n'a pas encore été validée (voir section 5).
Puis-je utiliser Oly sur plusieurs téléphones ?

Oui. Connectez-vous avec le même identifiant depuis chaque appareil. Vos données (patients, tournées, transmissions) se synchronisent automatiquement via le cloud sécurisé Oly.

ℹ️ Pour des raisons de sécurité, une session active par appareil est recommandée. Déconnectez-vous d'un ancien téléphone avant de le revendre ou de le changer.

2. Patients & dossier de soins

Créer, compléter et gérer les dossiers patients depuis votre téléphone.

Comment ajouter un nouveau patient ?
  1. Dans la barre du bas, touchez Patients.
  2. Appuyez sur le bouton + en haut à droite de la liste.
  3. Renseignez les informations d'état civil (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale).
  4. Ajoutez l'adresse du domicile de soins et le numéro de téléphone.
  5. Validez pour créer la fiche. Vous pouvez ensuite enchaîner sur la création du dossier de soins.
💡 Plus le dossier est complet dès la création, plus vos transmissions et facturations seront fluides ensuite.
Comment compléter le dossier de soins d'un patient ?

Ouvrez la fiche du patient puis la section Dossier de soins. Vous pouvez y ajouter :

  • Les antécédents médicaux et allergies.
  • La prescription en cours (photo de l'ordonnance + saisie des soins).
  • Les traitements et la posologie.
  • Les coordonnées du médecin prescripteur et du tiers de confiance.
  • Les soins planifiés (ponctuels ou récurrents).

Chaque champ est sauvegardé automatiquement. Vous retrouvez toute la chronologie des modifications dans l'onglet Historique.

Comment joindre une ordonnance à la fiche du patient ?
  1. Dans la fiche patient, touchez Ordonnances puis Ajouter.
  2. Prenez une photo lisible de l'ordonnance (bien cadrée, lumière suffisante), ou importez-la depuis votre galerie.
  3. Renseignez la date et le prescripteur, puis validez.

Vous retrouverez toutes les ordonnances classées par date dans le dossier de soins, consultables d'un coup d'œil en visite.

Je ne retrouve plus un patient dans ma liste
  • Vérifiez que vous êtes bien sur le bon cabinet en haut de l'écran (si vous faites partie de plusieurs cabinets).
  • Utilisez la barre de recherche en tapant les premières lettres du nom ou du prénom.
  • Les patients archivés ne s'affichent pas par défaut. Touchez l'icône filtre et activez Afficher les patients archivés.
Comment modifier ou supprimer un patient ?

Ouvrez la fiche du patient, puis touchez l'icône ⋮ en haut à droite :

  • Modifier : vous corrigez les informations (adresse, téléphone, etc.).
  • Archiver : le patient n'apparaît plus dans la liste active mais reste consultable.
  • Supprimer définitivement : disponible uniquement pour un compte sans historique de soins, pour éviter toute perte de données légales.
⚠️ Les dossiers de soins étant soumis à des obligations légales de conservation, préférez l'archivage à la suppression définitive.

3. Tournée & planning

Construisez et ajustez votre tournée du jour en quelques gestes.

Comment créer ma tournée du jour ?
  1. Dans la barre du bas, touchez Tournée.
  2. Sélectionnez la date (par défaut : aujourd'hui).
  3. Ajoutez un soin via + Ajouter un soin : choisissez le patient, le type de soin, l'horaire, la durée.
  4. Répétez l'opération pour chaque passage de la journée.
  5. Oly réorganise automatiquement vos soins par ordre chronologique.
💡 Si un soin est récurrent (pansement quotidien, injection sur 10 jours…), créez-le une seule fois en activant la récurrence : l'app le reproduira automatiquement sur les jours suivants.
Comment modifier ou décaler un soin dans ma tournée ?
  1. Ouvrez la tournée du jour concerné.
  2. Appuyez sur le soin à modifier.
  3. Modifiez l'horaire, la durée, le type de soin ou le patient, puis validez.
  4. Pour déplacer un soin à un autre jour, utilisez Reporter et choisissez la nouvelle date.
Mon agenda du jour est vide alors que j'ai des soins prévus
  • Vérifiez la date affichée en haut de l'écran : vous êtes peut-être sur demain ou hier.
  • Vérifiez votre connexion Internet : Oly synchronise les tournées avec le cloud du cabinet.
  • Tirez vers le bas pour forcer un rafraîchissement.
  • Si vous faites partie de plusieurs cabinets, assurez-vous d'être sur le bon cabinet.
Comment gérer un changement de dernière minute (annulation, ajout) ?

Les changements se font directement depuis la tournée :

  • Annuler un soin : appuyez longuement sur le soin, puis Annuler. Vous indiquez le motif (patient absent, hospitalisé, refus…).
  • Ajouter un soin non prévu : touchez + Ajouter un soin et sélectionnez le patient.
  • Remplacer une consœur : si vous avez accepté une demande de remplacement, les soins à prendre en charge apparaissent dans votre tournée avec une pastille « Remplacement ».

Toutes les modifications sont visibles en temps réel par les autres infirmiers du cabinet.

Puis-je optimiser l'ordre de mes passages ?

Oui. Depuis la tournée du jour, touchez Optimiser : Oly suggère un ordre des soins cohérent avec les horaires prescrits et la géographie des domiciles. Vous gardez la main et pouvez accepter, ajuster ou refuser la proposition.

4. Transmissions

L'outil de communication entre consœurs et confrères au sein du cabinet.

Qu'est-ce qu'une « transmission » dans Oly ?

Une transmission est une note clinique courte que vous rédigez après un passage, pour informer les autres soignants du cabinet de l'état du patient, d'un événement particulier, ou d'une consigne à suivre au prochain soin.

Exemples : évolution d'une plaie, changement de pansement à prévoir, patient absent, consigne du médecin traitant, effet secondaire suspecté.

ℹ️ Les transmissions sont horodatées, signées du soignant qui les rédige, et consultables dans le dossier du patient ainsi que sur votre écran d'accueil (section Dernières Transmissions).
Comment rédiger une transmission ?
  1. À la fin d'un soin, touchez Ajouter une transmission.
  2. Choisissez un modèle (changement de pansement, observation clinique, note libre…) ou partez d'une page vierge.
  3. Rédigez votre note. Vous pouvez ajouter une photo (plaie, prescription, etc.).
  4. Validez : la transmission est immédiatement visible par tous les soignants du cabinet qui suivent ce patient.
Qui voit mes transmissions ?
  • Tous les infirmiers et infirmières membres de votre cabinet qui ont ce patient dans leur patientèle.
  • Personne en dehors du cabinet (ni le patient, ni le médecin, ni Oly).

Les données sont chiffrées et hébergées sur des serveurs HDS (Hébergeur de Données de Santé), conformément à la réglementation française.

Comment consulter l'historique des transmissions d'un patient ?

Depuis la fiche du patient, ouvrez l'onglet Transmissions. Toutes les notes sont listées de la plus récente à la plus ancienne. Vous pouvez filtrer par auteur, par date, ou par mot-clé.

Puis-je modifier ou supprimer une transmission envoyée ?

Oui, vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer une transmission que vous avez publiée (par exemple pour corriger une faute de frappe ou préciser une observation). L'historique des modifications reste consultable dans le dossier du patient pour garantir la traçabilité clinique.

Je ne vois pas les transmissions de mes consœurs
  • Vérifiez que vous êtes bien rattachée au même cabinet qu'elles.
  • Vérifiez que le patient concerné fait partie de votre patientèle. Si ce n'est pas le cas, demandez à votre admin de cabinet de vous l'ajouter.
  • Forcez une synchronisation en tirant l'écran vers le bas.

5. Ajouter un collègue à mon cabinet

Inviter, accepter et gérer les membres de votre cabinet.

Comment inviter un confrère ou une consœur à rejoindre mon cabinet ?
  1. Rendez-vous dans Profil > Mon cabinet > Inviter mes collègues.
  2. Touchez + Inviter un collaborateur.
  3. Saisissez l'adresse email de la personne (en minuscules, sans espace).
  4. Choisissez son rôle : Membre (accès standard) ou Administrateur (gestion du cabinet).
  5. Validez : la personne reçoit un email d'invitation pour rejoindre le cabinet.
ℹ️ Seuls les administrateurs du cabinet peuvent envoyer des invitations.
Mon collègue a reçu l'invitation. Que doit-il faire ?
  1. Souscrire un abonnement Oly sur oly-app.fr/tarifs, puis télécharger l'application et créer son compte (ou se connecter s'il ou elle en a déjà un).
  2. Sur l'écran « Rejoindre un cabinet », l'app indique : « Vous allez rejoindre le Cabinet de [nom] ».
  3. Saisir l'adresse email associée à son abonnement Oly dans le champ Email*.
  4. Toucher Rejoindre.

Une fois validé, il ou elle apparaît dans la liste des membres de votre cabinet, avec accès à vos patients partagés.

Mon collègue voit le message « Votre email ne correspond à aucun abonnement valide »

Ce message s'affiche quand l'adresse email saisie à l'étape Rejoindre ne correspond à aucun compte Oly avec abonnement actif. Causes fréquentes :

  • Le collègue n'a pas encore souscrit d'abonnement Oly. Il doit d'abord prendre son abonnement sur oly-app.fr/tarifs avant de créer son compte, puis revenir sur l'écran Rejoindre un cabinet.
  • Le collègue a saisi une adresse email différente de celle utilisée lors de son inscription (ex : adresse pro au lieu de perso).
  • L'abonnement du collègue est arrivé à échéance. Dans ce cas, il faut le renouveler depuis Profil > Abonnement.

Vérifiez également l'orthographe de l'email : uniquement des minuscules, sans espace avant, après ou au milieu.

Quelle est la différence entre un administrateur et un membre ?
  • Administrateur : gère le cabinet (inviter ou retirer des membres, modifier les informations du cabinet, gérer l'abonnement).
  • Membre : accède aux patients, aux tournées et aux transmissions du cabinet mais ne peut pas inviter ou retirer d'autres membres.

Un cabinet peut avoir plusieurs administrateurs. Pour promouvoir un membre au rang d'administrateur, ouvrez sa fiche dans Membres et touchez Changer le rôle.

Comment retirer un collaborateur du cabinet ?
  1. Allez dans Profil > Mon cabinet > Inviter mes collègues.
  2. Ouvrez la fiche du collaborateur concerné.
  3. Touchez Retirer du cabinet, puis confirmez.

Le collaborateur conserve son compte Oly personnel, mais perd l'accès aux patients, tournées et transmissions du cabinet.

⚠️ Pour des raisons de traçabilité, les transmissions et soins qu'il ou elle a rédigés restent dans l'historique des patients (signés de son nom), conformément aux obligations médico-légales.
Peut-on appartenir à plusieurs cabinets ?

Oui. Vous pouvez être membre de plusieurs cabinets avec un seul compte Oly. Changez de cabinet actif via le sélecteur en haut de l'écran d'accueil. Chaque cabinet a sa propre liste de patients, tournées et transmissions. Chaque cabinet a son propre abonnement.

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